Bursa Halk Sağlığı Müdürlüğü

Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Bursa Halk Sağlığı Müdürlüğü

Facebook Twitter Google Plus Linkedin

EBYS

Güncelleme Tarihi: 08/02/2017

 

DUYURU

**********19.01.2017**********

EBYS programında yazılan yazılarda bir üst paraf/imza aşamasında "değiştirerek reddet" şeklinde değişiklik yapılarak reddedilen yazılar, yazıyı oluşturan kullanıcının gereği ekranına düşüyor olup değişiklik ayrıntısı yazı üzerine sağ tuş - aç denildikten sonra görülebilmektedir.

*********16.11.2016*********

EBYS'de sorun giderilmiştir.

************16.11.2016**********************

Sağlık Bakanlığınca yapılan güncellemeden kaynaklanan çalışmalardan dolayı EBYS programı açılamamaktadır. Sorun giderilince tekrar duyuru yapılacaktır.

 

*******12.10.2016**************

Sağlık Bakanlığınca EBYS 'de yapılan çalışmalardan dolayı ekleri dışa aktarmada ve çıktı almada sorun yaşanmaktadır. Bu sorun çözümlenene kadar eklerin açılması sağlanıp, üzerine mausenin sağ tuşu basılıp "farklı kaydet" seçilerek bilgisayarınıza kaydetmeniz mümkün olacaktır.

İkinci yol olarak "Dışarı Aktar" dedikten sonra uzantısı olmayan evrakların sonuna "pdf " ekleyerek yazıcıdan çıktılar alınabilmektedir.

 

*******08.04.2016*******

Sağlık Bakanlığı, bilgi güvenliği gerekçesiyle 6 aydan fazla değiştirilmeyen e posta şifrelerinin değişmesi gerektiğini belirtmiştir. Bu sebeple EBYS programında "şifre hatası" çıkan personelimiz, https://eposta.saglik.gov.tr/owakontrol/SifremiUnuttum.aspx linkini tıklayarak şifre sıfırlama işlemi yapmaları gerekmektedir. 

 

********08.04.2016******

İki ya da üç imzalı olur yazılarınızı oluşturmak için "Yeni Taslak" bölümünde çıkan üç yazı taslağındaki en sağdaki yazıyı tıklayınız

 

****28.03.2016**** ÖNEMLİ******

EBYS Programında son güncellemelerden sonra İl Halk Sağlığı Müdürümüz Dr. Özcan AKAN'ın yazılardaki ismi altında  İl Halk Sağlığı Md V. olarak çıkan imza yazısınındaki V.' nin manuel olarak tarafınızca silinmesi gerekmektedir.

Ayrıca daha önce imzalar altında çıkan (e-imzalıdır) ibaresi son güncellemelerden sonra çıkmamaktadır. Manuel olarak yazılması gerekmektedir.

*** 13.11.2015

Sağlık Bakanlığının AHYS (Aile Hekimliği Yazılım Sistemi) çalışmaları başlamış olup, bu süreçte TSM sorumlu hekimlerine sistem içinde tanımlama yapılmıştır.  Havale işlemlerinde TSM Başkanlarının adının sonunda V. ve AHYS yazılı tanımlamalara evrak gönderilmemesi gerekmektedir. Ancak TSM Başkanlarının vekalet verdiği durumlarda adının sonuna gelen V. harfiyle karıştırılmamasına özen gösterilmelidir.                                                            

                                                                                                  ***18.09.2015

Sağlık Bakanlığının aile hekimlerinin yazışmada kullanması amacıyla başka bir program (ABYS) hazırlığında olması sebebiyle EBYS'deki aile hekimleri tanımlanmalarını silmiştir. Bu yüzden aile hekimlerimiz yeni programa entegre olana kadar EBYS programını kullanamayacaklardır.

 

!!!!! Şifre sıfırlamak için https://eposta.saglik.gov.tr/owakontrol/SifremiUnuttum.aspx  adresini tıklayınız. !!!!!

 Vekalet Listesi

Elektronik Belge Yönetim Sistemi(EBYS) Belgelerin ÜRETİM, KAYIT, ERİŞİM ve MUHAFAZA işlemlerini belli bir plan dâhilinde yürüterek, kayıtlı bilgilerin olabildiğince etkili bir biçimde işleme konulmasını sağlar.

 

Sağlık Bakanlığı Sağlık Bilgi Sistemleri Genel Müdürlüğünün 01.07.2014 tarih ve 3604 sayılı yazısı gereğince, Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)'nin yaygınlaştırılması çalışmaları kapsamında 2 Temmuz 2014 tarihi itibarıyla Bursa Halk Sağlığı Müdürlüğü olarak sisteme geçişimiz tamamlandı.

 

EBYS talimat ve bilgilendirmeleri, anlık vekalet duyuruları sürekli takip edebilmeniz amacıyla oluşturduğumuz bu sayfayı, her gün mutlaka ve mümkünse yazılara imza ismi açarken, kontrol etmeniz gerekmektedir.

 

Sık Sorulan Sorular

EBYS Personel kayıt işlemleri:

 

İş Akışı:

a) EBYS Uygulamasına dahil olacak personel (veya amiri) resmi yazıyla aşağıdaki bilgilerle talebini oluşturur. Kurum yada birime başlayış yazısının Bilgi İşlem Şubesine havale edilmeside yeterlidir.

-Adı Soyadı - Çalıştığı Kurum/Birim -  TC Kimlik No -  Bakanlık Eposta adresi - Görevi

 

b) Talep Sistem Yöneticisi tarafından işleme alınıp kayıt ve yetkilendirme yapılır. Talep sonucu ilgiliye bildirilir.

 

c) EBYS Uygulamasında karşılaşılan sorunlar için panel üzerinden (http://bhsmtalep.bhsm.gov.tr/) aşağıdaki bilgilerle talep oluşturulur.

 

- Adı Soyadı - Çalıştığı Kurum/Birim (Varsa IP bilgisi) - Talep Konusu

d) Talep içeriğine göre uzak erişim veya yerinde müdahale ile işlem yapılır. Talep, panel üzerinde sonuçlandırılır.

 

e) Kurumdan/Birimden ayrılan personel (geçici görevler dahil) için ayrılışa dair resmi yazının Şubeye ulaştırılması gerekmektedir.

 

f) Ayrılan personelin EBYS Uygulamasındaki yetkileri iptal edilerek kullanıcı pasifize edilir. Talep sonucu resmi yazının tarihçe kısmından görülebilir.

EBYS Programında Dağıtım Yeri İşlemleri

 

Tüm şube veya birimlere ya da TSM’lere yazılan yazılarda, yazının ikinci sayfaya taşmaması için başlık “Güncelle” seçeneği ile “Dağıtım Yerlerine” şeklinde yazdırılır.

Şablon üzerindeki “Dağıtım Yeri” kısmına bir kez tıklayıp Belge Verisi bölümündeki “Dağıtımı Yaz” seçildikten sonra ekrana gelen “Dağıtımı açılarak yazılmasını ister misiniz?” uyarısına “hayır” denilerek dağıtım yazılır.

 

EBYS Havale İşlemleri

 

*EBYS'de son kullanıcıya kadar isme havale yapılmaması esastır. Vekalet durumunda veya amirlerin kurumdan ayrılması durumunda isme havale yapılan belgeler "arşive kaldırılmamışsa" yerine bakan amir tarafından görülememektedir. İleri tarihlerde bu konularda problem yaşanmaması için birimlerin klasörleri yanında birim amirlerine de klasör tanımlaması yapılmıştır. Klasörlerin kolay bulunması için, mevcut durumda birim amirinin ismi  klasörün sonuna eklenmiştir. Normal belgeler birim klasörüne, gizli belgeler yetki verilerek birim amiri klasörüne havale yapılmalıdır. Birim amiri tarafından son kullanıcın ismine belge havalesi yapılması gerekir.

 

*Her havale işleminden önce belgenin tarihçesi incelenerek mükerrer havalelerden kaçınmalıdır. Ayrıca, havale zincirine uymayan belgeler iade edilerek zincire uygun şekilde havalesi sağlanmalıdır.

 

* Resmi Yazışma Yönetmeliği gereği imzalanmış belgeler iptal edilmesi amacıyla iade edilemez. Havale yanlışlığı dışında bir yanlışlık olduğu düşünülüyorsa, birime veya kişiye imzalı gelen yazılar ancak resmi yazı ile cevaplanır.  Havale, yanlış kişi veya birime yapılmışsa evrak iadesi mümkündür. İade sırasında açıklama yazılması zorunludur.

*Belgenin gereği olarak cevap yazılacaksa veya bir kişi tarafından işlem yapılacaksa tek kişiye havale edilmelidir. O kişi izinliyse vekalet verdiği kişiye yazı düşeceğinden ikinci bir kişiye havale edilmemelidir. Ancak, birden fazla kişi veya birimi ilgilendiren yazılarda sadece birine gereği için diğerlerine bilgi için havale edilmelidir. Kendisine belge havale edilen kişi veya birimler de belgenin tarihçesinden kimlere havale edildiğini inceleyerek mükerrer işlem yapılmasını önlemelidir.

 

*Belgeyi hazırlayan kişiler, belge muhatabına ulaşana kadar "giden" klasöründen belgenin tarihçesini takip ederse iletişim aksaklıkları önlenmiş olacaktır. Ancak, havale sürecinde yaşanan gecikmelerden, belgeyi hazırlayan veya havaleyi yapan sorumlu değil belgenin beklediği veya aksadığı birim ve kişi sorumludur. Mevzuat gereği tüm personel, EBYS ile kendisine verilen yetki dahilindeki tüm belgelerden sorumludur.

 

EBYS Programında Vekalet İşlemleri

 

**Yıllık izin, görevlendirme vb. gibi durumlarda izne ayrılan personelin, yerine bakacak olan personele mutlaka vekalet vermesi gerekir. Resmi izin belgesi olmayan hiçbir durumda vekalet verilmesi yasaktır. Vekalet süresi bitince vekalet otomatik olarak düşer. (Vekalet bitmesine rağmen vekil kişi asil kişinin sayfasını görmeye devam ediyorsa, EBYS İl Koordinatörü ile iletişime geçilerek hatanın düzeltilmesi sağlanmalıdır.)

 

**  Halk Sağlığı Müdürü, Müdür Yardımcısının birisine vekalet verdiğinde, o Müdür Yardımcısının da kendi  görevlerinin vekaletini diğer Müdür Yardımcısına vermesi esastır.

 

Ancak, EBYS Sisteminde vekaletin vekaleti olamayacağından, çalışanlar tarafından yazı hazırlanırken; aslen bağlı olduğu Müdür Yardımcısı Müdür Vekili ise,  yazının hazırlandığı anda kendi Müdür Yardımcısının vekaletine bakan Müdür Yardımcısına paraf, Müdür Vekilliği yapan Müdür Yardımcısına “Müdür V.” ünvanıyla  imza açılır.

  

Bu tür vekalet durumunda normal havale yapılması gereken evraklar ile gizli evraklar(yetki verilerek), yazı veya birimin ilgili olduğu görevlere vekalet eden Müdür Yardımcısının klasörüne havale edilir.

 

İlgide Eklenen Yazıların Eklerinin Görülmesi

 

**Bir belgenin ilgi bölümünde eklenen yazıların varsa eklerini görmek için, belgeyi EBYS'nin sol tarafındaki listeden sağ tıklayarak "aç" komutu seçildikten sonra, “Belge Verisi” bölümden ilginin üstüne çift tıklanmalıdır.

 

Gizli Yazıların Gönderiminin Sağlanması

 A)Kurum içi : Gizli yazılar, yazıyı hazırlayan ve hiyerarşideki kişiler dışında havale sırasında yetki verilmediği sürece hiç kimse tarafından okunamaz. Bu yüzden yazıyı hazırlayan personel,  imzalanıp “Bilgi” bölümüne düşen yazısını “EBYS”’den göndereceği birimin amirinin klasörüne (Şubenin bağlı olduğu Müdür Yardımcısı - TSM Başkanı) havale etmelidir.

 

B)Bakanlık ( Merkez Teşkilat) : Gizli yazı, hazırlanıp son imza atıldıktan sonra Evrak kayıt biriminin önüne düşer. Evrak kayıt personeli yazıyı Gelen Evrak Genel Servisine havale eder. Gönderilen kurumdaki Gizli Yazıları görme yetkisi alınmış personel tarafından ilgiliye havalesi yapılır.

 

C)EBYS Kullanan Diğer Bakanlık Kurumları: Gizli yazı, hazırlanıp son imza atıldıktan sonra Evrak kayıt biriminin önüne düşer. Evrak kayıt personeli yazıyı kurum adı seçerek ya da “Dağıtımı Uygula” seçeneği ile havale eder. Gönderilen kurumdaki Gizli Yazıları görme yetkisi alınmış personel tarafından ilgiliye havalesi yapılır.

 

D)EBYS Kullanmayan Kurumlar / Şahıslar: Gizli yazı hazırlanıp son imza atıldıktan sonra  “Bilgi” bölümüne düşen yazıyı,

a) Yazının kimse tarafından görülmesi istenmiyorsa, hazırlayan personel çıktısını alıp, zarflayıp çalıştığı kurum/birimin “Evrak Kayıt Birimi”nden gönderimini sağlar.

 b) Basit içerikli yazılarda, (ör. sadece T.C. Kimlik Numarasının olduğu bilgi yazıları) hazırlayan personel görme yetkisi vererek “Evrak Kayıt Birimi”ne havale eder. Evrak Kayıt Birimi personeli tarafından yazının çıktısı alınarak mevzuata uygun olarak gönderimi sağlar.

Normal prosedürün dışında gönderilecek evrak olması durumunda, Evrak Kayıt Bölümü personeli için not ekle kısmından not eklenmelidir.(Elden teslim v.b.)